Nog steeds komt het voor dat leidinggevenden delegeren verwarren met commanderen.

Dat is erg jammer!

Commanderen zorgt er misschien wel voor dat de opdracht op een goede manier wordt uitgevoerd maar het heeft ook een negatieve uitwerking op de sfeer en het verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerkers. Anderzijds heeft op een goede manier delegeren een bijzonder positieve uitwerking op het uitvoeren van opdrachten, de algehele sfeer binnen het bedrijf en de betrokkenheid van de medewerkers.

Wat is delegeren?
Delegeren is het toewijzen van een verantwoordelijkheid of een bevoegdheid. Het vereist dat u anderen betrekt bij het bereiken van uw doel. Het brengt met zich mee dat u taken overdraagt.

Van de medewerker die de taak krijgt toegewezen wordt verwacht om zich daarvan te kwijten, verslag uit te brengen van de vorderingen en geregeld overleg met u als degene die de taak heeft opgedragen. De eigenlijke verantwoordelijkheid berust bij u als degene die het werk heeft gedelegeerd.

Waarom delegeren?
Wanneer u een deel van uw verantwoordelijkheden delegeert, creëert u tijd om u beter op uw kerntaken als leidinggevende te focussen en het biedt u de ruimte om uzelf verder te ontwikkelen.

Bovendien vormt het een bescherming voor het plezier dat u hebt in uw werk.

Delegeren en opleiden zijn kenmerken van goed leiderschap. Bekwame leidinggevenden schenken hun medewerkers vertrouwen en dit zorgt ervoor dat zij zich gewaardeerd voelen en het geeft hen de gelegenheid om zich binnen het bedrijf te ontplooien.

Hetgeen uiteraard tot voordeel zal zijn van het bedrijf.

Als u als leidinggevende alles zelf probeert te doen kunt u uitgeput raken, wat kan leiden tot een burn out.  Hiermee doet u niet alleen uzelf te kort maar ook uw medewerkers en niet te vergeten uw thuisfront.

Het is dus verstandig om uw leiding en verantwoordelijkheden met anderen te delen.

Delegeren geeft uw medewerkers de kans om de nodige bekwaamheid en ervaring op te doen. Tegelijkertijd geeft het u gelegenheid om hun bekwaamheden te beoordelen, omdat hun kwaliteiten en eventuele punten ter verbetering duidelijk naar voren zullen komen.

Geef uw medewerkers oprechte complimenten voor hun sterke punten en geef indien nodig daarna pas adviezen of begeleiding om hun zwakkere punten te verbeteren.

Waarom sommigen terughoudend zijn?
Sommige leidinggevenden vinden het moeilijk om verantwoordelijkheden uit handen te geven. Misschien omdat ze denken dat ze bevoegdheid kwijtraken of de controle verliezen.             

Uiteraard kunnen negatieve ervaringen hier ook de oorzaak van zijn. Wellicht heeft deze leidinggevende het wel geprobeerd maar waren de resultaten niet bevredigend.

In plaats van terughoudend te zijn zou het verstandiger zijn zich te concentreren op de manier waarop gedelegeerd moet worden.

Hoe moet u delegeren?
Wanneer u verantwoordelijkheden delegeert is het belangrijk dat u rekening houdt met de kwaliteiten en ervaring van de medewerker die u hiervoor vraagt. Bedenk hierbij dat ervaring, persoonlijkheden en kwaliteiten verschillen, wat van invloed kan zijn op wie u voor welke verantwoordelijkheid of werkzaamheid benaderd.

Wees duidelijk in wat u van uw medewerker verwacht en op welke momenten er verslag van de vorderingen moet worden uitgebracht. Het moet voor beiden duidelijk zijn hoeveel er wordt overgelaten aan het oordeel van de medewerker die de taak uitvoert.

Bespreek samen, als een opdracht voor een bepaalde tijd af moet zijn, wanneer de opdracht klaar moet zijn.  Wanneer u dit op een vriendelijke manier doet, in plaats van het naar voren te brengen als een mededeling, dan zal uw medewerker hiermee instemmen en het gevoel hebben dat hij een bepaalde inbreng heeft. Dit zal het verantwoordelijkheidsgevoel te goede komen.

Zorg dat degene aan wie u delegeert de middelen heeft om de opdracht op een goede manier uit te voeren. Breng indien nodig anderen binnen het bedrijf op de hoogte welke verantwoordelijkheid u aan de medewerker heeft gedelegeerd.

Als u werk hebt gedelegeerd probeer het dan niet nog zelf te regelen. Hierdoor lijkt het of u uw medewerker niet vertrouwt, dat zal hem onzeker maken wat zal leiden tot een slechter resultaat en misschien zelfs wrijving.

Geef uw medewerker wat speelruimte zodat hij meer zelfvertrouwen en ervaring krijgt. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat u onverschillig bent omtrent de manier waarop het werk wordt uitgevoerd.

Houd op een goede manier toezicht, verleen steun waar nodig is en toon waardering waar dat mogelijk is.

Bekijk samen de resultaten en als het werk niet naar wens wordt gedaan aarzel dan niet om advies en hulp te geven. Bedenk dat u de eindverantwoordelijke bent als degene die delegeert.

Delegeren kost meer tijd dan commanderen maar het is de moeite meer dan waard omdat het u tijd, een beter resultaat, gemotiveerde medewerkers en een betere sfeer binnen uw bedrijf oplevert.  

Durf daarom vaker (en beter) te delegeren.